Gérer son entreprise au quotidien
Obligations comptables, fiscales et sociales : ce qu'il faut tenir, quand et comment
Ce guide couvre la facturation conforme, les obligations comptables selon votre régime, le calendrier fiscal et social, la gestion de trésorerie et les premiers pas d'employeur.
Facturer sans risque
Une facture non conforme peut être rejetée par votre client, refusée en déduction par l'administration, et vous exposer à une amende.
Les mentions obligatoires
- La date d'émission et un numéro unique, suivant une séquence chronologique continue et sans rupture
- L'identité complète du vendeur : dénomination, forme juridique, adresse, numéro SIREN, ville du greffe pour les sociétés
- L'identité du client et son adresse
- La date de la vente ou de la prestation
- La désignation précise de chaque produit ou service, la quantité et le prix unitaire hors taxes
- Les remises éventuelles
- Le montant total hors taxes, le taux et le montant de TVA, le total toutes taxes comprises
- La date d'échéance du règlement et le taux des pénalités de retard
- La mention de l'indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement, entre professionnels.
Les mentions particulières
- En franchise de TVA : « TVA non applicable, article 293 B du code général des impôts »
- En autoliquidation : « Autoliquidation »
- Pour les activités réglementées : les coordonnées de l'assureur et la couverture géographique.
Le délai de paiement
Entre professionnels, il est plafonné à 60 jours à compter de l'émission, ou 45 jours fin de mois. Un délai plus long est illicite.
Une numérotation avec un trou dans la séquence est un signal d'alerte immédiat en cas de contrôle. N'annulez jamais une facture en la supprimant : émettez un avoir.
La conservation
Dix ans, sur support papier ou numérique. Le format électronique est admis dès lors que l'authenticité, l'intégrité et la lisibilité sont garanties.
La facturation électronique
La réforme impose progressivement la facturation électronique entre entreprises assujetties à la TVA. Le calendrier a été révisé plusieurs fois : vérifiez les échéances applicables à votre taille d'entreprise auprès de votre expert-comptable ou sur le site de l'administration fiscale.
Vos obligations comptables
Elles varient fortement selon votre régime.
En micro-entreprise
- Un livre des recettes, mentionnant date, référence, client, montant et mode de règlement
- Un registre des achats, pour les activités de vente
- La conservation de toutes les pièces justificatives.
Aucun bilan, aucun compte de résultat, aucune liasse fiscale.
Au régime réel
- Enregistrement chronologique de tous les mouvements affectant le patrimoine
- Inventaire au moins une fois par exercice
- Établissement des comptes annuels : bilan, compte de résultat et annexe
- Tenue d'un livre-journal et d'un grand livre.
Le compte bancaire dédié
Obligatoire pour toutes les sociétés. Pour les micro-entrepreneurs, il devient obligatoire lorsque le chiffre d'affaires dépasse 10 000 € pendant deux années consécutives. Même en dessous, la séparation des flux est vivement recommandée : elle simplifie tout contrôle.
Le dépôt des comptes
Les sociétés commerciales déposent leurs comptes annuels au greffe dans le mois suivant leur approbation, ou deux mois en cas de dépôt électronique. Les micro-entreprises et petites entreprises peuvent demander la confidentialité de leur compte de résultat.
Faut-il un expert-comptable ?
Il n'est pas obligatoire, sauf pour certaines formes de sociétés soumises à commissariat aux comptes. Il devient toutefois difficilement contournable dès que vous êtes au régime réel : le coût d'une erreur dépasse largement ses honoraires.
La TVA
La franchise en base
En dessous de certains seuils, vous ne facturez pas de TVA et ne la récupérez pas. Les seuils diffèrent selon l'activité et font l'objet d'ajustements réguliers : vérifiez les montants en vigueur pour l'année en cours.
En cas de dépassement, la TVA s'applique dès le premier jour du mois de dépassement pour les seuils majorés.
Les régimes d'imposition
- Le régime simplifié : deux acomptes en juillet et décembre, puis une déclaration annuelle de régularisation
- Le régime normal : une déclaration mensuelle, ou trimestrielle si la TVA due annuellement est inférieure à 4 000 €.
Les taux
20 % en taux normal, 10 % en taux intermédiaire, 5,5 % en taux réduit, 2,1 % en taux particulier. Une erreur de taux se rattrape difficilement une fois la facture émise.
En cas de doute sur un taux, appliquez le taux normal : un trop-perçu se régularise, un manque se paie de votre poche.
Récupérer la TVA
Elle n'est déductible que si la dépense est engagée pour les besoins de l'exploitation, justifiée par une facture conforme mentionnant la TVA, et non exclue par un texte. Les principales exclusions concernent les véhicules de tourisme, les dépenses de logement au profit des dirigeants et une partie des frais de réception.
L'autoliquidation
Pour les prestations intracommunautaires et certains travaux de sous-traitance dans le bâtiment, c'est le client qui déclare la TVA. La facture doit alors porter la mention correspondante et ne comporter aucune TVA.
Le calendrier de l'année
Les pénalités sanctionnent presque toujours un retard, rarement une erreur. Un rappel posé quinze jours avant chaque échéance suffit à les éviter.
Chaque mois ou trimestre
- Déclaration et paiement de la TVA selon votre régime
- Déclaration sociale nominative si vous employez des salariés
- Déclaration de chiffre d'affaires pour les micro-entrepreneurs ayant opté pour la périodicité mensuelle.
Chaque trimestre
- Déclaration de chiffre d'affaires pour les micro-entrepreneurs au rythme trimestriel
- Acomptes d'impôt sur les sociétés pour les entreprises redevables.
Au printemps
- Déclaration de revenus, incluant la déclaration professionnelle pour les entreprises individuelles
- Liasse fiscale pour les sociétés clôturant au 31 décembre, généralement en mai
- Assemblée générale d'approbation des comptes, dans les six mois de la clôture.
En fin d'année
- Cotisation foncière des entreprises, à régler avant la mi-décembre
- Solde d'impôt sur les sociétés
- Inventaire et travaux de clôture.
Le conseil pratique
Reportez ces échéances dans votre agenda dès le début de l'exercice, avec un rappel quinze jours avant. La majorité des pénalités sanctionne un retard, non une erreur.
Piloter sa trésorerie
La première cause de défaillance des jeunes entreprises n'est pas l'absence de clients : c'est le manque de trésorerie.
Distinguer résultat et trésorerie
Une entreprise peut être bénéficiaire et faire faillite : elle a facturé, mais n'a pas encaissé, alors que ses propres échéances tombent. Suivez vos encaissements, pas seulement votre chiffre d'affaires.
Provisionner systématiquement
Mettez de côté, à chaque encaissement, la part destinée aux cotisations, à la TVA et à l'impôt. Un compte séparé rend cette discipline nettement plus facile à tenir.
Suivre le délai moyen de paiement
Divisez l'encours client par le chiffre d'affaires toutes taxes comprises, multipliez par 365. Au-delà de 45 jours, votre trésorerie finance vos clients.
Relancer méthodiquement
- À l'échéance : un rappel courtois par courriel
- À 15 jours : une relance écrite avec le rappel des pénalités
- À 30 jours : une mise en demeure par lettre recommandée
- Au-delà : injonction de payer ou recouvrement.
Une relance faite tôt et poliment est nettement plus efficace qu'une mise en demeure tardive.
Les statistiques du recouvrement sont sans appel : une créance relancée dans les 15 jours est recouvrée dans plus de 80 % des cas. Passé six mois, le taux s'effondre.
Construire un prévisionnel glissant
Sur douze semaines, listez les encaissements attendus et les décaissements certains. Actualisez chaque semaine. Cet exercice de vingt minutes révèle les tensions un mois avant qu'elles ne surviennent.
Ne comptez jamais une facture émise comme de la trésorerie disponible. Ne comptez que l'encaissé.
Devenir employeur
Avant l'embauche
- Déclaration préalable à l'embauche, à effectuer dans les huit jours précédant l'entrée en fonction
- Vérification de l'identité et, le cas échéant, du titre de travail
- Adhésion à une caisse de retraite complémentaire et à une mutuelle collective.
Le contrat de travail
Le contrat à durée indéterminée peut être verbal, mais l'écrit s'impose en pratique. Le contrat à durée déterminée doit obligatoirement être écrit, préciser son motif et être remis dans les deux jours suivant l'embauche.
La convention collective
Elle s'impose à vous et régit la classification, les minima salariaux, la durée du travail, les congés et la période d'essai. Identifiez celle qui s'applique à votre code APE dès le premier recrutement : elle prévaut sur beaucoup de vos choix.
Les obligations permanentes
- Bulletin de paie mensuel et déclaration sociale nominative
- Affichages obligatoires dans les locaux
- Document unique d'évaluation des risques professionnels, dès le premier salarié
- Adhésion à un service de santé au travail
- Entretien professionnel tous les deux ans.
Les aides à l'embauche
Selon le profil recruté — apprenti, jeune, demandeur d'emploi de longue durée, personne en situation de handicap — des exonérations ou primes existent. Renseignez-vous avant de signer, la plupart ne sont pas rétroactives.
Le document unique d'évaluation des risques est obligatoire dès le premier salarié, quelle que soit l'activité. Son absence est sanctionnée et engage votre responsabilité en cas d'accident.
Les documents à conserver, et combien de temps
| Document | Durée |
|---|---|
| Factures clients et fournisseurs | 10 ans |
| Livres et registres comptables | 10 ans |
| Comptes annuels | 10 ans |
| Déclarations fiscales | 6 ans |
| Statuts et actes de société | 5 ans après radiation |
| Contrats commerciaux | 5 ans |
| Bulletins de paie | 5 ans |
| Registre du personnel | 5 ans après le départ |
| Contrats de travail | 5 ans après la fin |
| Documents bancaires | 5 ans |
| Police d'assurance | 2 ans après résiliation |
Le conseil pratique
Numérisez au fil de l'eau plutôt que par lots annuels. Une arborescence par exercice, puis par nature de pièce, suffit. La copie numérique d'une facture papier a la même valeur probante dès lors que le procédé de numérisation garantit l'intégrité du document.
Quand se faire accompagner
L'expert-comptable
Indispensable au régime réel. Au-delà de la production des comptes, son rôle utile est le conseil : choix de rémunération, arbitrage entre salaire et dividendes, anticipation fiscale. Un expert-comptable qui se contente de saisir vos pièces est sous-employé.
L'avocat
Pour la rédaction des statuts en cas de pluralité d'associés, les pactes d'associés, les contrats commerciaux structurants et tout contentieux. Une consultation ponctuelle coûte bien moins qu'un litige.
Le réseau d'accompagnement
Chambres de commerce et de métiers, réseaux d'accompagnement à la création, incubateurs. Beaucoup de leurs prestations sont gratuites ou fortement subventionnées.
Le mentor
Un dirigeant plus expérimenté du même secteur apporte souvent davantage qu'un conseil payant, parce qu'il connaît les difficultés concrètes du métier.
Le signal d'alerte
Si vous consacrez plus d'un jour par semaine à l'administratif, ou si vous repoussez systématiquement vos échéances déclaratives, le coût d'un accompagnement est déjà inférieur à celui de votre temps.
Calculez votre taux horaire, puis multipliez-le par le temps consacré à la comptabilité chaque mois. Comparez au devis d'un expert-comptable. La réponse est souvent immédiate.
Il ne remplace pas l'avis d'un professionnel. Les seuils, taux et obligations évoluent : vérifiez les montants en vigueur avant toute décision engageante.
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